Conseils aux Starters
Qu'est-ce que le registre ubo ?La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (dont l’acronyme anglais est UBO pour « Ultimate Beneficial Owner », ci-après « registre UBO »).
- En quoi consiste le registre UBO ?
Le registre UBO est, comme son nom l’indique, un registre dans lequel sont inscrits tous les « Ultimate Beneficial Owner » ou « bénéficiaires effectifs » d’une société ou d’une autre entité juridique.
La loi prévoit ainsi l’obligation pour les sociétés, a(i)sbl et fondations de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs et pour les administrateurs de transmettre, dans le mois en cas de changement et par voie électronique, les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO.
- Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?
Il s’agit de la ou des personnes physiques qui, en dernier ressort, possède(nt) ou contrôle(nt) une société/association constituée en Belgique : le(s) mandataire(s) de la société/association, c’est-à-dire l’administrateur, les personnes habilitées à la représenter, les personnes chargées de la gestion journalière etc.
Un « bénéficiaire effectif » est une personne physique qui, en dernier ressort, possède directement ou indirectement plus de 25 % des droits de vote d’une société/association ou encore une personne physique qui exerce, par d’autres moyens, le pouvoir de contrôle sur la direction de la société. Si on ne parvient pas à identifier la ou les personnes qui contrôle(nt) la société/association, c’est le dirigeant principal qui est visé comme « bénéficiaire effectif ».
- Quelles sont les obligations en tant que représentant légal d’une société/association ?
Vous êtes tenus de confirmer le registre UBO (les données relatives aux bénéficiaires effectifs) une fois par an sauf en cas de modification vous devez effectuer la modification dans les 30 jours.
En plus de remplir le registre UBO, il est devenu obligatoire, depuis le 11 octobre 2020 de joindre tout document démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif sont adéquates, exactes et actuelles. (Par exemple : copie du registre des actions, statuts de la société, convention d’actionnaires, acte notarié, …)
Attention !!! Pour les enregistrements UBO effectués avant le 11 octobre 2020, les redevables d’informations disposent d’un délai jusqu’au 30 avril 2021 au plus tard pour documenter le registre UBO. A contrario, pour les enregistrements effectués à partir du 11 octobre 2020, les redevables d’informations doivent fournir les documents lors de cet enregistrement.
- Qui peut consulter le registre UBO ?
Les données du registre UBO sont consultables par :
- Les autorités compétentes dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux ;
- Les professionnels qui sont également tenus au respect des règles pour la lutte contre le blanchiment de capitaux (notaires, avocats, experts-comptables, réviseurs d’entreprises) ;
- Toute personne du « grand public » pour autant que celle-ci démontre un intérêt légitime à la consultation (accès limité à certaines informations).
- Sanctions
En cas d’infraction aux dispositions relatives à l’identification et à la communication des informations sur les bénéficiaires effectifs, les redevables d’information seront passibles d’amendes administratives comprises entre 250€ et 50 000€. Ces amendes sont infligées aux administrateurs et, le cas échéant, à un ou plusieurs membre(s) de l’organe légal des redevables d’information, leur comité de direction, ainsi qu’aux personnes qui, en l’absence de comité de direction, participent à leur direction effective.
Chaque situation est à analyser au cas par cas. Pour certaines structures, la détermination des bénéficiaires effectifs s’avèrera très simple alors que pour d’autres elle nécessitera plus de réflexion.
En tant que représentant légal vous pouvez nous mandater pour que nous nous chargions de cette formalité administrative supplémentaire qui vous est imposée.
N’hésitez pas à faire appel à nos services.